{/MAIN}

Как правильно заполнять опись личных дел сотрудников

Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел присутствует в Правилах работы архивов (Приложение 3) (скачать утвержденный образец можно ниже). Либо можно составить этот документ. Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно. Работодатели часто сталкиваются с вопросами приема на работу сотрудников, оформлением документов, их хранением и учетом. В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа). Ниже речь пойдет о том, когда необходимы описи документов личных дел и как правильно их составлять. Кроме того, чтобы максимально упростить заполнение описей, мы подготовили бланк и образец, которые можно скачать.

Опись — это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т. Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы. Личное дело — это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке.

Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован за исключением государственных учреждений , поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне. В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.

Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части оформление документов они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

  • Как настроить планшет viewsonic чтобы смотреть нормальный фильм
  • Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

    Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив. Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие — опись личных дел.

    Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.

    Формирование личного дела

    Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в году. Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле. Перечень личных дел подшивают отдельно, ее хранят у сотрудника, который отвечает за эти дела, либо они поступили к нему на хранение.

    Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.

    Как сделать окей google на компьютере

    Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.

    Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел присутствует в Правилах работы архивов Приложение 3 скачать утвержденный образец можно ниже.

    Внутренняя опись документов личного дела образец заполнения

    Либо можно составить этот документ самостоятельно. Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу. Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции привычке мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.

    Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на: 1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:.

    Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов выписки о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.

    Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности. Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом обычно один раз в год.

    Порядок формирования личного дела

    Внутренняя опись документов личного дела — образец можно разработать самостоятельно, воспользовавшись советами, изложенными в статье. Вы узнаете, в каких целях применяется опись документации личного дела, и получите подробную инструкцию по ее составлению. Внутренняя опись документации представляет собой список реестр документов, наполняющих личное дело сотрудника. Этот реестр призван выполнять следующие функции:. Формуляр описи обычно заводится одновременно с оформлением индивидуального дела, подклеивается к нему и заполняется по мере наполнения документацией.

    Страницы реестра пронумеровываются отдельно от листов личного дела. Локальный реестр документации представляет собой информационную таблицу с графами следующего содержания:. Кроме того, на тех предприятиях, где практикуется выдача на руки документации из личного дела, в бланк описи могут быть добавлены графы:. Скачать бланк локального реестра документов можно, воспользовавшись любой правовой системой, при ее наличии. Если такой возможности нет, можно составить таблицу и заполнить графы самостоятельно разработанного бланка в соответствии с инструкцией, которая дана выше.

    Актуальный и удобный в использовании бланк локальной описи документов можно скачать на нашем сайте. Внутренняя опись документов личного дела — образец приводится ниже — это весьма полезный документ для кадровой службы любой компании. Изучим, как она составляется. Под внутренней описью принято понимать перечень документов, объединенных в некоторую категорию в документоведении чаще всего именуемую делом , посредством которой документы необходимым образом индексируются, классифицируются и нумеруются.

    Дела постоянного и временных свыше 10 лет сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, должны быть оформлены, описаны и подготовлены к передаче в архив организации. Составление внутренней описи документов — это один из элементов оформления дела п.

    Форма внутренней описи приведена в приложении 27 к приказу Минкультуры России от Ее бланк вы можете скачать на нашем сайте. Личное дело — комплект кадровых документов, в составе которого присутствуют такие источники, как:.

    Внутренняя опись — в большинстве случаев, необходимый элемент внутрикорпоративного документооборота, поскольку при работе с кадровой документацией недопустимы ошибки и неточности. Структура внутренней описи документов в достаточной мере проста и в то же время эффективна. В каких случаях составляют внутреннюю опись личного дела сотрудника?

    Может ли организация разработать собственный бланк описи или необходимо использовать унифицированную форму? Как правильно заполнять, нумеровать и хранить данный документ? Они освещают один вопрос или содержат информацию по участку деятельности организации. Что касается персональных дел работников, в них помещают документацию, содержащую необходимые сведения о сотруднике и его трудовой деятельности.

    Это своего рода досье, которое пополняется на протяжении всей работы данного специалиста в компании. Даже если стаж специалиста ограничивается всего несколькими годами, в его персональном деле будет находиться сравнительно большой объем документации. Чтобы упорядочить ее и облегчить поиск нужной информации, составляют внутреннюю опись документов личного дела.

    Чем предусмотрено ведение личных дел

    Она выполняет функции заголовка и представляет собой перечень всей подшитой в папку документации. Ведение персонального дела сотрудника не является обязательным для большинства организаций. Законодатель обязывает формировать персональные досье для специалистов на государственной службе, работников государственных организаций, если это предусмотрено отраслевым или ведомственным нормативным актом.

  • Как сделать мини такарный станок фото
  • Кроме того, такие дела могут формироваться в компаниях, входящих в холдинговые структуры, по решению главы холдинга. Порядок ведения дел для частных организаций и предпринимателей не регламентируется на законодательном уровне. Как правило, в компании составляют положение, определяющее порядок их формирования, или включают соответствующий пункт в инструкцию по делопроизводству. В персональное досье подшивают следующие группы документов:. Ксерокопии паспорта, дипломов и сертификатов об образовании, СНИЛС, ИНН, документов воинского учета, справки о результатах медосмотра, наличии или отсутствии судимости.

    Заявление работника, автобиография, листок по кадровому учету, копия приказа о трудоустройстве, экземпляр трудового соглашения, копия трудовой книжки. Справки и результатах периодических медосмотров, копии официальных бумаг, подтверждающих право на налоговые вычеты, копии дополнительных соглашений к трудовому договору, должностные инструкции, материалы аттестаций, заявления и докладные.

    Для того чтобы избежать путаницы и обеспечить порядок в документации, составляют внутреннюю опись личного дела работника, которая играет роль заголовка для каждой конкретной папки.

    Это производится на первичном этапе, когда оформляют обложку дела и присваивают ему учетный идентификационный номер. В регистр в порядке хронологии заносят записи об объектах, подшитых в папку. В нем отражаются сведения обо всех служебных бумагах, в том числе нумерация страниц, в пределах которых они расположены. Внутренняя опись документов личного дела может понадобиться на этапе передачи персонального досье на архивное хранение.

    Сведения из нее переносят в лист-заверитель, подтверждающий комплектность и целостность передаваемой на хранение папки. Эти правила предусматривают оформление регистра в соответствии с утвержденной унифицированной формой, приведенной в Приложении В соответствии с ГОСТом Обложки дел длительных сроков хранения , досье подшивают в картонную обложку.

    Можно ли сдать кал за другого человека

    В папку помещают наиболее важные документы, касающиеся данного работника. Бумаги располагают в хронологическом порядке, сортируя по дате поступления. Каждому листу присваивается порядковый номер. Регистр подшивается последним. Допустимо также располагать его на обороте титульного листа. Регистр заверяется подписью его составителя: кадрового работника или другого ответственного сотрудника. Дата составления проставляется по завершении комплектования дела. В настоящее время единого унифицированного образца подобного регистра законодателем не предложено.

    Любая частная компания вправе:. Основная информация вносится в документ в форме таблицы.

  • Можно ли четырехмесячному ребенку спать на животе
  • К числу обязательных данных можно отнести:. Приведенный в Правилах работы архивов образец внутренней описи личного дела не ограничивает способы ее оформления. Регистр может быть оформлен от руки или с помощью компьютера. Можно использовать как чистый лист формата А4, так и фирменный бланк компании. Как правило, оформляется один экземпляр для каждого дела. Приведенный ниже бланк внутренней описи документов личного дела можно скачать на нашем портале.

    Он разработан в соответствие с Приложением 10 к Правилам работы архивов. Отметим, что при необходимости работодатель может самостоятельно разработать подобный бланк и утвердить его локальным нормативным актом компании.

    Как правильно пощитать отпуск

    Регистр документов крайне важен для их учета и систематизации. Именно поэтому к его заполнению необходимо подходить ответственно.

    Map / Sitemap